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Signaturen und Versand

Nach der Finalisierung kann eine Rechnung intern oder durch den Leistungsnehmer signiert werden. Leistungsnehmer ist, wer die Rechnung erhält und bezahlt: je nach Vertrag die Eltern oder der Schüler selbst. Als versendet markieren lässt sich die Rechnung nur, wenn das Rechnungsdokument signiert ist.

Vorab nötig: Die Rechnung ist finalisiert und hat den Status Offen. Für die Unterschrift des Leistungsnehmers ist dessen E-Mail-Adresse geprüft.

Schritte​

Interne Signatur​

  1. Öffnen Sie die Rechnung im Status Offen.
  2. Wählen Sie Unterschreiben, sofern die Aktion für Ihre Rolle sichtbar ist.
  3. Erfassen Sie die Unterschrift im Signaturdialog und speichern Sie.
  4. Prüfen Sie im Rechnungsdetail den Status der Anbieter-Unterschrift.

Unterschrift des Leistungsnehmers​

  1. Prüfen Sie Leistungsnehmer, E-Mail-Adresse und Rechnung nochmals.
  2. Fordern Sie im Rechnungsdetail eine Empfängersignatur an.
  3. Der Leistungsnehmer öffnet den persönlichen Link, prüft Rechnung und PDF und übermittelt die Unterschrift.
  4. Prüfen Sie anschließend im Rechnungsdetail den Status der Empfänger-Unterschrift.

Versandstatus setzen​

  1. Prüfen Sie, dass mindestens eine erforderliche Signatur im Rechnungsdetail vorliegt.
  2. Wählen Sie Abschließen & als versendet markieren.
  3. Prüfen Sie Status Versendet und Versanddatum.

Warnungen​

  • Eine Signatur ändert weder Rechnungsinhalt noch Positionen oder PDF.
  • Der öffentliche Empfängersignatur-Link funktioniert ohne normale Anmeldung. Teilen Sie ihn nur mit dem Leistungsnehmer.
  • Ungültige Links, fehlende Link-Parameter und Fehler beim Abruf der Rechnung werden auf der öffentlichen Seite als Fehlerzustand angezeigt.
  • Die Anwendung markiert eine Rechnung nur aus Offen als Versendet und verlangt dafür ein signiertes Dokument. Versand per externem E-Mail-Programm allein setzt den Status nicht automatisch.