Lehrerabrechnungen bearbeiten
Diese Seite beschreibt den in YasaEdu umgesetzten Ablauf für Lehrerabrechnungen. Eine Abrechnung ist entweder eine Gutschrift der Schule oder eine eingereichte externe Lehrerrechnung. Für einen Abrechnungszeitraum wird je Lehrkraft ein Abrechnungsfall angelegt. Die Aktionen und sichtbaren Daten hängen von Ihrer Rolle und Ihren Berechtigungen ab.
Diese Seite beschreibt die Anwendung. Steuerliche, vertragliche oder sonstige rechtliche Einordnungen werden hier nicht festgelegt.
Vorab nötig: Für einen Entwurf aus offenen Unterrichtsleistungen ist die Einzelabrechnung für die Lehrkraft aktiviert und es gibt im gewählten Zeitraum offene Lehrerleistungen. Für eine Gutschrift ist vor Freigabe und Finalisierung ein zum Zeitraum passendes Abrechnungsprofil der Lehrkraft erforderlich. Die Anwendung prüft dabei Steuermerkmal, Steuersatz und dokumentierte Gutschriftvereinbarung. Für eine externe Lehrerrechnung benötigen Sie die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, Netto-, Steuer- und Gesamtbetrag sowie die Originaldatei der Lehrkraft. Halten Sie einen Grund bereit, wenn Sie eine Position manuell ergänzen, eine Position verändern oder einen Änderungswunsch senden.
Worauf das Honorar beruht
- Stundenlohn: Er steht in den Daten der Lehrkraft als Einzel-Stundenlohn und Gruppe-Stundenlohn. Für Kurslektionen gilt stattdessen die Vergütung je Lektion des Kurses.
- Berechnung: Honorar = Stundenlohn × Stunden der Lektion. Die Stunden ergeben sich aus den Unterrichtseinheiten mal den Minuten der Einheit geteilt durch 60: eine Einheit von 45 Minuten zählt 0,75 Stunden, eine von 30 Minuten 0,5 Stunden. Die Stunden werden auf zwei Nachkommastellen gerundet. Einen abweichenden Satz tragen Sie bei einer einzelnen Leistung über Anpassen selbst ein; dafür ist eine Begründung nötig.
- Erteilte Unterrichte werden mit dem vollen Satz abgerechnet.
- Kostenpflichtig abgesagte Unterrichte kommen mit dem Honoraranteil in die Abrechnung, den die Verwaltung bei der Absage festgelegt hat (0 bis 100 Prozent, ohne Angabe 100). Bei 0 Prozent entsteht kein Honorar.
- Unabhängig von der Schülerrechnung: Die Lehrerabrechnung richtet sich nach dem Honoraranspruch, nicht nach dem, was dem Schüler berechnet wird.
Schritte
Bearbeiten Sie die Abrechnung in dieser Reihenfolge: Entwurf anlegen, Positionen und bei externen Rechnungen die eingereichten Werte prüfen, zur Prüfung senden, bei Bedarf mit begründetem Änderungswunsch zurückgeben, freigeben und finalisieren. Die folgenden Abschnitte erläutern die einzelnen Aktionen. Nach der Finalisierung erfolgt die Auszahlung ausschließlich über den getrennten SEPA-Zahlungslauf; der Zahlungsstatus wird dort erst nach bestätigter Bankausführung gesetzt.
Abrechnungsfall und Entwurf anlegen
- Öffnen Sie Finanzen → Lehrerabrechnungen und wählen Sie Neue Abrechnung.
- Wählen Sie Lehrkraft, Abrechnungszeitraum und Abrechnungsart:
- Gutschrift: Die Schule erstellt nach der Finalisierung den Beleg.
- Externe Lehrerrechnung: Die Lehrkraft reicht einen eigenen Beleg ein; dessen Nummer und Originaldatei werden verwendet.
- Wählen Sie für eine Gutschrift den Inhalt:
- Offene Unterrichtsleistungen: YasaEdu übernimmt die offenen Leistungen des Zeitraums in den Entwurf.
- Manuell: Nur für Gutschriften; beginnen Sie mit einem leeren Entwurf für sonstige Leistungen.
- Prüfen Sie Lehrkraft, Zeitraum, Positionen, Menge, Satz und Betrag. Bei Bedarf ergänzen, ändern oder entfernen Sie Positionen. Für manuelle oder abweichende Positionen verlangt die Anwendung eine Begründung.
- Speichern Sie den Entwurf. Übernommene Unterrichtsleistungen sind für die Dauer des Entwurfs reserviert.
Ein Entwurf startet mit dem Status Entwurf. Solange er veränderbar ist, können Sie Positionen bearbeiten oder den Entwurf löschen. Beim Löschen werden zugeordnete Unterrichtsleistungen wieder für eine andere Abrechnung freigegeben.
Externe Lehrerrechnung erfassen und Differenzen prüfen
- Öffnen Sie den Entwurf vom Typ Externe Lehrerrechnung.
- Wählen Sie Lehrerrechnung erfassen und laden Sie die Originaldatei hoch.
- Tragen Sie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Netto-, Steuer- und Gesamtbetrag ein.
- Vergleichen Sie die eingereichten Werte mit der Systemberechnung und den Positionen.
- Bei einer Abweichung geben Sie einen Differenzgrund an. Die Abrechnung wechselt dann in Differenz festgestellt; ohne Abweichung geht sie in Prüfung ausstehend.
Prüfung, Änderungswunsch, Freigabe und Finalisierung
- Prüfen Sie im Detail die Positionen, die Systemberechnung, den akzeptierten Betrag, Steuer und Auszahlung. Öffnen Sie bei Bedarf die zugeordneten Dokumente und den Verlauf.
- Wählen Sie Zur Prüfung. Eine Abrechnung mit keinen aktiven Positionen kann nicht eingereicht werden; der Status wird Prüfung ausstehend.
- Wenn etwas angepasst werden soll, erfassen Sie im Bereich Verlauf einen begründeten Änderungswunsch und wählen Sie Zurückgeben. Der Status wird Änderung angefordert. Passen Sie den Entwurf an und reichen Sie ihn erneut zur Prüfung ein.
- Stimmen Positionen und Angaben, wählen Sie Freigeben. Bei einer Gutschrift prüft YasaEdu erneut das wirksame Abrechnungsprofil und die erforderlichen Angaben.
- Wählen Sie bei Freigegeben Finalisieren. Erst danach wird die Abrechnung abgeschlossen:
- Bei einer Gutschrift vergibt die Anwendung eine Belegnummer und erstellt die hinterlegten Dokumente.
- Bei einer externen Lehrerrechnung müssen Rechnungsnummer und Originaldatei vorhanden sein; die Schule erzeugt keine zweite Rechnungsnummer.
Status und Zahlungsstatus verstehen
| Status | Bedeutung in der Anwendung |
|---|---|
| Entwurf | Verarbeitbarer Abrechnungsfall mit bearbeitbaren Positionen. |
| Prüfung ausstehend | Zur Prüfung eingereicht. |
| Änderung angefordert | Mit einem begründeten Änderungswunsch zurückgegeben. |
| Differenz festgestellt | Eine externe Lehrerrechnung weicht von der Systemberechnung ab. |
| Freigegeben | Geprüft; kann finalisiert werden. |
| Finalisiert | Belegabschluss erfolgt; bei unterrichtsbezogenen Positionen sind die Leistungen als abgerechnet geführt. |
| Berichtigung ausstehend | Eine Berichtigung eines noch unbezahlten Originals wurde begonnen; das Original ist für SEPA gesperrt. |
| Ausgleich ausstehend | Nach Berichtigung einer bereits bezahlten Gutschrift ist noch ein Differenzbetrag offen. |
| Ausgeglichen | Der Differenzausgleich der Berichtigung ist abgeschlossen. |
| Bezahlt | Die Auszahlung wurde bestätigt. Dieser Status wird nicht durch das Erstellen einer SEPA-Datei gesetzt. |
| Storniert | Ein finalisiertes Original wurde durch eine Berichtigung ersetzt. |
Wichtig: Ein finalisierter Beleg ist nicht automatisch bezahlt. Auch ein SEPA-Export setzt den Zahlungsstatus nicht. Erst die Bestätigung eines tatsächlich ausgeführten Zahlungslaufs setzt die enthaltenen Abrechnungen auf Bezahlt.
Berichtigung und Differenzausgleich
- Öffnen Sie eine finalisierte oder bereits bezahlte Gutschrift und wählen Sie Berichtigen.
- Geben Sie den erforderlichen Berichtigungsgrund ein. YasaEdu erstellt einen neuen Entwurf mit Referenz auf das Original und übernimmt dessen Positionen als Ausgangspunkt.
- Prüfen und bearbeiten Sie den Berichtigungsentwurf, reichen Sie ihn zur Prüfung ein, geben Sie ihn frei und finalisieren Sie ihn.
- Bei einem noch unbezahlten Original wird dieses während der Bearbeitung für SEPA gesperrt. Wird der Berichtigungsentwurf gelöscht, wird das Original wieder finalisiert.
- Bei einem bereits bezahlten Original bleibt dessen Status Bezahlt. Die Anwendung zeigt Originalbetrag, korrigierten Betrag, Differenz, bereits ausgeglichenen und offenen Betrag an.
- Eine positive offene Differenz wird als Nachzahlung im nächsten SEPA-Zahlungslauf berücksichtigt. Eine negative Differenz wird in der Anwendung als Rückzahlung oder Verrechnung mit einer Folgeabrechnung erfasst.
Verlauf und Dokumente
Im Abrechnungsdetail zeigt der Bereich Verlauf die Ereignisse mit Zeitpunkt und gegebenenfalls Begründung. Im Bereich Dokumente stehen nach Finalisierung oder beim Upload die mit der Abrechnung verbundenen Dateien zur Verfügung. Das erleichtert die Nachvollziehbarkeit von Entwurf, Änderungen, Freigabe, Finalisierung und Berichtigung.
Warnungen
- Reichen Sie keinen leeren Entwurf zur Prüfung ein; die Anwendung blockiert das.
- Ändern Sie Positionen nur mit einer nachvollziehbaren Begründung. Eine Unterrichtsreferenz kann nicht gegen eine andere Unterrichtsreferenz ausgetauscht werden.
- Prüfen Sie bei einer externen Lehrerrechnung, ob Netto plus Steuer dem Gesamtbetrag entspricht. Bei einer Differenz verlangt YasaEdu einen Grund.
- Finalisieren Sie erst nach der vollständigen Prüfung. Eine nachträgliche fachliche Änderung erfolgt über die Berichtigung, nicht durch stilles Überschreiben des finalisierten Falls.
- Starten Sie keine Berichtigung, wenn die Gutschrift in einem offenen SEPA-Zahlungslauf reserviert ist. Die Anwendung blockiert dies.
- Verwechseln Sie Finalisiert, SEPA exportiert und Bezahlt nicht. Bezahlt wird erst nach Bestätigung der Bankausführung.