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SEPA-Lehrerzahlungen ausführen

Auf dieser Seite verwalten Sie SEPA-Zahlungsläufe für Lehrerhonorare. Sie wählen die zulässigen Abrechnungen ausdrücklich aus, erstellen eine SEPA-XML-Datei und laden diese im Online-Banking hoch. Anschließend dokumentieren Sie die tatsächliche Bankausführung in YasaEdu.

Ein SEPA-Export ist keine Zahlung. Das Erstellen oder Herunterladen der XML-Datei lässt die Abrechnungen offen. Erst die Bestätigung nach erfolgreicher Bankausführung setzt die enthaltenen Abrechnungen auf „Bezahlt“.

Vorab nötig: Es gibt auswählbare, noch nicht bezahlte Lehrerabrechnungen. Die Kandidatenliste enthält nur finalisierte Abrechnungen sowie gegebenenfalls positive offene Nachzahlungen aus Berichtigungen. Für jeden ausgewählten Empfänger sind die erforderlichen Bankdaten hinterlegt; auch die Bankdaten der Schule müssen vollständig und formal prüfbar sein. Sie kennen das von Ihrem Online-Banking benötigte XML-Format und das gewünschte Ausführungsdatum. Vor der Bestätigung liegt eine erfolgreiche Ausführungsinformation der Bank vor.

Schritte​

Wählen Sie zulässige Kandidaten ausdrücklich aus, exportieren Sie die XML-Datei, führen Sie den Auftrag im Online-Banking aus und bestätigen Sie den Lauf erst nach erfolgreicher Bankausführung. Wurde der Auftrag nicht ausgeführt, stornieren Sie den noch offenen Lauf mit Grund. Die folgenden Abschnitte beschreiben diese Schritte im Detail.

SEPA-Kandidaten prüfen und auswählen​

  1. Öffnen Sie Finanzen → SEPA-Zahlungsläufe.
  2. Prüfen Sie in der Liste je Kandidat Lehrkraft, Rechnungsnummer, Zeitraum und Betrag.
  3. Wählen Sie nur die Abrechnungen aus, die in diesem Lauf überwiesen werden sollen. Sie können einzelne Kandidaten oder Alle auswählen verwenden.
  4. Kontrollieren Sie Anzahl und Gesamtsumme der Auswahl.

Die Kandidatenliste ist absichtlich keine automatische Zahlungsliste. Historische, bereits bezahlte und in einem offenen Lauf reservierte Abrechnungen erscheinen nicht zur erneuten Auswahl. Bei einer gestarteten Berichtigung wird ein noch unbezahltes Original bis zum Abbruch der Berichtigung nicht als Kandidat angeboten. Bei einer positiven offenen Differenz wird nur der offene Nachzahlungsbetrag berücksichtigt.

SEPA-Datei exportieren​

  1. Wählen Sie SEPA-Datei erstellen.
  2. Prüfen Sie im Dialog die Anzahl der ausgewählten Abrechnungen und die Gesamtsumme.
  3. Legen Sie das Ausführungsdatum fest. Ein Datum in der Vergangenheit akzeptiert die Anwendung nicht.
  4. Wählen Sie das vom Online-Banking erwartete XML-Format. Die Oberfläche bietet die Formate pain.001.001.03 und pain.001.001.09 an.
  5. Entscheiden Sie, ob der Lauf als Sammelbuchung übermittelt wird.
  6. Wählen Sie XML-Datei erstellen und laden Sie die Datei herunter.
  7. Laden Sie die heruntergeladene XML-Datei in Ihrem Online-Banking hoch und führen Sie den Bankauftrag nach Ihrem dortigen Prozess aus.

Nach dem Export erhält der Lauf den Status Ausführung offen. Die enthaltenen Abrechnungen bleiben offen, werden jedoch für einen parallelen oder zweiten offenen Lauf reserviert. Solange der Lauf offen ist, kann die XML-Datei über XML erneut laden erneut heruntergeladen werden.

Bankausführung bestätigen​

  1. Prüfen Sie im Online-Banking, ob die Bank den Auftrag erfolgreich angenommen und ausgeführt hat.
  2. Öffnen Sie den entsprechenden Zahlungslauf im Bereich SEPA-Zahlungsläufe.
  3. Wählen Sie Als bezahlt bestätigen.
  4. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage nur, wenn die Bankausführung tatsächlich erfolgt ist.

Danach erhält der Lauf den Status Bezahlt. YasaEdu markiert alle enthaltenen Lehrerabrechnungen und die exakt zugeordneten Unterrichtsleistungen als bezahlt. Export und Bestätigung bleiben mit Zeitpunkt und Benutzer im Verlauf gespeichert.

Offenen Zahlungslauf stornieren​

  1. Verwenden Sie Lauf stornieren nur, wenn der Auftrag von der Bank nicht ausgeführt wurde, zum Beispiel bei Ablehnung oder wenn der Auftrag nicht weitergegeben wurde.
  2. Geben Sie den Stornierungsgrund ein.
  3. Bestätigen Sie die Stornierung.

Eine Stornierung ist nur möglich, solange der Lauf Ausführung offen ist. Die enthaltenen Abrechnungen werden dabei nicht als bezahlt markiert und stehen anschließend wieder für einen neuen Zahlungslauf zur Verfügung. Der stornierte Lauf bleibt mit seinem Grund in der Historie erhalten.

Historie nutzen​

Im Bereich Audit-Historie sehen Sie die Zahlungsläufe chronologisch. Ein Lauf enthält unter anderem Exportzeitpunkt, ausführende Person, Anzahl der Abrechnungen, Gesamtsumme, Ausführungsdatum und XML-Format. Über Abrechnungen und Audit-Ereignisse anzeigen können Sie die enthaltenen Abrechnungen, End-to-End-Referenzen und Ereignisse öffnen.

  • Ausführung offen: XML kann erneut geladen, bestätigt oder storniert werden.
  • Bezahlt: Die Zahlung wurde bestätigt; die XML-Datei steht nicht mehr zum erneuten Download bereit.
  • Storniert: Der Lauf wurde mit Grund aufgehoben; die Abrechnungen sind nicht als bezahlt markiert.

Warnungen​

  • Nicht bestätigen, nur weil die XML-Datei erstellt wurde. Ein Export ist keine Zahlung und kann von der Bank abgelehnt werden.
  • Prüfen Sie Empfänger, Zeitraum, Referenz, Betrag, Gesamtsumme und Ausführungsdatum vor dem Export.
  • Verwenden Sie ausschließlich eine Datei und ein XML-Format, die Ihr Online-Banking akzeptiert. Die Anwendung kann die Bankannahme oder Kontoinhaberschaft nicht bestätigen.
  • Fehlen oder scheitern formale Prüfungen von Bankdaten, erstellt YasaEdu keinen vollständigen Lauf mit stillschweigend ausgelassenen Empfängern.
  • Stornieren Sie nur einen nicht ausgeführten Auftrag. Eine bestätigte Zahlung kann in YasaEdu nicht wieder auf „unbezahlt“ gesetzt werden.
  • Bewahren Sie die Bankbestätigung nach dem Prozess Ihrer Schule auf; nach Bestätigung oder Stornierung wird die XML-Datei nicht weiter zum Download vorgehalten.