Finalisierung, Status und Rechnungsdokumente

Beim Finalisieren wird aus dem Entwurf ein offener Rechnungsbeleg. Die Anwendung vergibt die Rechnungsnummer und erzeugt das finale PDF sowie elektronische Rechnungsdokumente.

Vorab nötig: Die Rechnung hat den Status Entwurf. Schul- und Empfängerstammdaten sind vollständig; siehe Schulkonfiguration. Positionen, Beträge, Zeitraum und Empfänger wurden fachlich geprüft.

Schritte

1. Öffnen Sie den geprüften Entwurf im Rechnungsdetail.
2. Wählen Sie Finalisieren.
3. Prüfen Sie nach erfolgreicher Aktion Rechnungsnummer, Status Offen und die PDF-Vorschau.
4. Laden Sie bei Bedarf die bereitgestellten Dokumente herunter: PDF, EN-16931-XML und XRechnung-XML.
5. Fahren Sie anschließend mit Signaturen und Versand fort.

Statusübersicht

Status	Bedeutung in der Anwendung	Nächste reguläre Aktion
Entwurf	Entwurf ohne Finalisierung	Inhalt bearbeiten, löschen oder finalisieren
Offen	Finalisiert und offen	Signieren und danach als versendet markieren
Versendet	Als versendet markiert	Zahlung erfassen oder stornieren
Teilbezahlt	Teilzahlung erfasst	Weitere Zahlung erfassen, Zahlung korrigieren oder stornieren
Bezahlt	Vollständig bezahlt	Zahlung korrigieren oder stornieren
Storniert	Stornierte Originalrechnung	Keine weitere reguläre Statusaktion

Das technische Statusdiagramm befindet sich unter Rechnungsstatus. Es zeigt nur die aus dem Code abgeleiteten Statuswechsel.

Warnungen

• Unveränderlichkeit einfach erklärt: Nach der Finalisierung hat die Rechnung eine Nummer und ein festes Dokument. Sie können dann nicht mehr Positionen, Beträge oder das PDF ersetzen. Dadurch bleibt nachvollziehbar, was zu dieser Rechnungsnummer gehört.
• Der Status Offen bedeutet hier „finalisiert und offen“; er ist nicht die Erlaubnis, den Beleginhalt weiter zu bearbeiten.
• Die XML-Downloads werden im Rechnungsdetail erst außerhalb von Entwurf angeboten.
• Fehlen Pflicht-Stammdaten, wird nicht finalisiert. Ergänzen Sie die Daten und starten Sie den Vorgang erneut.