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Rechnungsstandards konfigurieren

Diese Seite beschreibt die zwei Rechnungsstandards der Schulkonfiguration: die Darstellung der Rechnungspositionen und die PDF-Strategie. Die Einstellungen gelten als Standard beim Erstellen einer neuen Rechnung. Das System übernimmt beide Werte in die Rechnungsfassung; bestehende und bereits finalisierte Rechnungen werden dadurch nicht geändert.

Vorab nötig: Die Schule ist als abrechnende Organisation vollständig eingerichtet: Für die Finalisierung prüft YasaEdu unter anderem Schuladresse, Telefonnummer und Bankdaten sowie Empfänger- und Vertragsdaten. Details: Schülerrechnungen erstellen und verwalten. Für neue Rechnungen müssen ein gültiger Vertrag und abrechenbare Unterrichtsanteile vorhanden sein. Prüfe vor einer Rechnung insbesondere Fach, Unterrichtsart und Unterrichtseinheiten. Bei Gruppenunterricht wird der Anteil jedes Schülers einzeln abgerechnet.

Schritte​

  1. Öffne die Schulkonfiguration und den Bereich Rechnungen.
  2. Wähle Bearbeiten.
  3. Lege unter Gruppierung der Rechnungspositionen eine der folgenden Varianten fest:
    • Nach Datum: Positionen mit demselben Datum werden zusammengefasst. Der Beleg zeigt das Datum sowie die zugehörigen Fachkürzel; Mengen, Preise und Betrag werden je Datumsgruppe zusammengeführt.
    • Nach Fach & Unterrichtsart: Positionen werden nach Fach und der Unterrichtsart Einzelunterricht oder Gruppenunterricht zusammengefasst. Die Unterrichtseinheiten werden addiert; der ausgewiesene Preis stammt aus der jeweiligen Gruppe.
  4. Wähle unter PDF-Strategie eine Variante:
    • Dynamisches PDF: Das Rechnungs-PDF wird mit dem dynamischen Layout erzeugt.
    • Statisch (Ein- & Mehrseitig): Bei wenigen Positionen nutzt das System ein Einseitenlayout, bei mehr Positionen innerhalb der statischen Grenze ein Mehrseitenlayout. Überschreitet die Positionsanzahl diese Grenze, wechselt das System auf das dynamische Layout.
    • Eigene Vorlage: Diese Strategie ist als Auswahlwert vorhanden. Der aktuell geprüfte PDF-Service liefert für diese Variante jedoch keine PDF-Bytes zurück. Kläre die produktive Verwendbarkeit daher mit dem Support, bevor du sie für operative Rechnungen auswählst.
  5. Speichere die Änderungen.
  6. Erstelle eine neue Testrechnung mit anonymisierten Testdaten und prüfe Gruppierung und PDF-Vorschau.

Wirkung auf Rechnungen​

Die Auswahl wird beim Anlegen einer neuen Rechnung aus den Schuleinstellungen in deren Rechnungsfassung übernommen. Eine spätere Änderung der Schulstandards schreibt vorhandene Rechnungen nicht um. Das betrifft ausdrücklich auch bereits finalisierte Rechnungen.

Wenn zwei Personen die Einstellungen parallel ändern, kann das Speichern mit einem Konflikthinweis abgelehnt werden. Lade die Seite in diesem Fall neu, prüfe die aktuelle Auswahl und speichere erneut.

Fach und Unterrichtseinheiten prüfen​

Für die fachbezogene Gruppierung sind die Daten aus den Vertrags-Fachdetails maßgeblich. Dort sind insbesondere Fach, erlaubte Unterrichtseinheiten, Unterrichtsdauer, Einzel- und Gruppenunterrichtskosten sowie die Freigaben für Einzel- und Gruppenunterricht hinterlegt. Erfasse Unterrichtseinheiten passend zum Vertrag; nur abrechenbare Unterrichtsanteile können in eine neue Rechnung einfließen.

Warnungen​

Nur neue Rechnungen: Änderungen an Gruppierung oder PDF-Strategie gelten nicht rückwirkend. Prüfe deshalb die Einstellung vor dem Erstellen einer Rechnung.

Eigene Vorlage: Für Eigene Vorlage erzeugt das System derzeit kein Rechnungs-PDF. Nicht produktiv einsetzen, bis die Schule die Funktion mit Support und Testdaten geprüft hat.

Statisches Layout: Die technische Grenze zwischen Einseiten-, Mehrseiten- und dynamischem Layout wird nicht in der Oberfläche angezeigt. Prüfe die erzeugte PDF-Vorschau bei Rechnungen mit vielen Positionen.

Keine Rechtsberatung: Diese Anleitung beschreibt beobachtete Produktfunktionen. Sie ersetzt keine Prüfung der Rechnungsinhalte oder der Steuer- und Aufbewahrungspflichten durch zuständige Fachstellen.